Il n’est jamais plaisant lorsqu’on est au milieu d’une réunion de voir son système de vidéoconférence connaitre des dysfonctionnements. Qu’il s’agisse de voix coupées ou d’écrans vacillants, votre premier réflexe peut être d’appeler votre département informatique. Cependant, si vous souhaitez résoudre le problème, vous pouvez peut-être le régler vous-même, car la plupart du temps ils ne sont dus qu’à de petites choses. Résoudre un problème peut sembler intimidant, mais en réalité, cela peut vous permettre d’économiser beaucoup de temps si cela ne requiert que quelques ajustements. Voici quelques conseils sur la façon dont vous pouvez dépanner votre logiciel sans avoir à attendre que le département informatique s’en charge.

  1. Prenez en compte l’autre extrémité de la ligne.

Afin de déduire ce qu’il se passe avec votre système de vidéoconférence lorsqu’il dysfonctionne il est essentiel de prendre en compte les personnes auxquelles vous êtes connectées et ce qu’elles peuvent vivre. Selon Tweak Your Biz, vous pouvez traiter avec une grande variété de personnes, en particulier dans des situations internationales, et il est capital de comprendre l’étiquette des affaires propre à leurs cultures. Cela vaut aussi pour l’équipement, car toutes les connexions internet ne sont pas optimisées pour la vidéoconférence, ou vous pouvez parler avec quelqu’un qui se trouve dans un pays qui connait des coupures d’électricité régulières ou d’autres problèmes. D’autre part, il est également possible que leurs connexions puissent gérer plus aisément des interactions vidéos gourmandes en bande passante. Il vous faut donc juste trouver les spécifications à l’avance.

  1. Examinez votre équipement.

Cela peut sembler évident, mais à plusieurs reprises un problème rencontré durant un appel vidéo provient de l’équipement. Si vous utilisez les services de vidéoconférence BlueJeans, le fournisseur sera rarement en cause étant donné que vous payez pour le service. Bien sûr, les serveurs peuvent tomber en panne et le trafic augmenter, ou l’entreprise peut avoir sorti une mise à jour qui tourne mal, mais d’une manière générale, le problème se trouve de votre côté de l’écran.

Par exemple, si vous ne vous entendez pas parler, assurez-vous que votre micro est allumé. Aussi ridicule que cela puisse paraître, vous réaliserez que cela ne l’est pas. Assurez-vous également que votre caméra est allumée, qu’elle est convenablement configurée avec l’équipement que vous utilisez pour vous connecter, et que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Souvent, divers réglages associés à la caméra sont désactivés sur les ordinateurs ou les appareils mobiles, alors assurez-vous que vos interlocuteurs savent qu’ils doivent vérifier que ces fonctionnalités sont activées lorsqu’ils rejoignent la réunion vidéo.

  1. Vérifiez à deux fois votre connexion internet.

Selon Video Conferencing Guide, l’un des problèmes les plus élémentaires et pourtant répandus, est le fait de ne pas disposer d’une bande passante suffisante. Cela peut paraître un peu plus technique, mais si vous dirigez une petite entreprise depuis un bureau à domicile et que vous ne disposez pas d’une connexion internet de type commerciale, vous pouvez rencontrer quelques problèmes. Avant toute chose, la meilleure chose à faire est de demander à votre fournisseur quels sont les besoins en bande passante pour utiliser le système de conférence. En général, cela ne pose problème qu’aux petites entreprises qui gèrent leurs propres problèmes informatiques, contrairement aux grandes sociétés disposant d’un département informatique qui détermine quel type de bande passante est allouée aux différents utilisateurs et départements, et à quel moment.

  1. Vérifiez qui rencontre également un problème.

L’une des questions les plus simples à poser est celle-ci : qui rencontre des problèmes ? Si votre salle de réunion virtuelle comprend dix personnes, faire le décompte des personnes qui rencontrent des problèmes est capital. Quelque soit le problème rencontré, il est facile de supposer qu’il affecte tous les participants, souvent, c’est la clef pour déterminer ce qu’il se passe réellement et d’où vient le problème.

Si vous restez calme, décontracté et serein, en face des problèmes, vous serez capables de les régler bien plus rapidement. Le fait est qu’il arrive parfois que faire appel à l’assistance informatique puisse inutilement compliquer les choses. C’est particulièrement vrai si vous faites partie d’une grosse société, et que votre département informatique n’est pas sur place ou qu’il est situé de l’autre côté d’une grande installation. Les départements informatiques sont souvent très occupés, particulièrement s’ils doivent assister des milliers d’utilisateurs, les appeler peut donc faire traîner le processus sauf si vous êtes chanceux et trouver quelqu’un disponible sur-le-champ. Cependant, en suivant quelques étapes simples, vous pourriez suffisamment ajuster votre équipement pour réussir à trouver ce qui s’est passé. Le département informatique est là pour régler des problèmes hautement techniques, ils ne devraient donc pas à intervenir pour vous indiquer que votre caméra n’est pas allumée ou que votre connexion internet est chancelante. Par contre, si vous réalisez que votre connexion internet est incertaine, c’est là que vous pouvez faire appel à votre département informatique, car vous n’avez pas de prise sur ce problème technique. Enfin, en solutionnant les problèmes sans totalement dépendre des autres, vous pourrez aider à résoudre les bugs de manière bien plus efficace.