L’archivage électronique dans une organisation ou une entreprise permet de sécuriser sur le long terme des documents. N’hésitez plus et sautez le pas en contactant une société spécialisée dans l’archivage électronique comme la société Archiveco.

Cette pratique permet de stocker sur le long terme des données numériques. Celles-ci sont dématérialisées avant d’être mises en réserve.

Les avantages de l’archivage électronique des documents

La loi française demande à chaque entreprise de conserver certains documents (bons de commandes, factures, bulletins de salaire, contrats commerciaux, comptes annuels, cotisations foncières, documents bancaires, etc.) pour une durée minimum en fonction du besoin de présenter des pièces justificatives en cas de contrôles ou de consultations. Pourquoi avoir recourt à la numérisation de ces pièces ?

  • Dans chaque entreprise ou organisation, les salles d’archives prennent une grande place dans les locaux ou nécessitent la location d’un espace supplé Plusieurs milliers de pages de documents sont entreposées et occupent plusieurs mètres carrés alors en faisant appel à une société spécialisée dans l’archivage, ces dizaines de milliers de documents seront accessibles numériquement. Un gain de place non négligeable !
  • Les collaborateurs qui travaillent à distance n’ont pas accès à des documents stockés dans une salle d’ En ayant recours à l’archivage électronique, chaque collaborateur pourra avoir accès facilement et rapidement aux documents de l’entreprise et ce depuis n’importe quel lieu possédant une connexion internet.
  • Des documents imprimés et stockés dans une salle d’archives peuvent être endommagés de manière accidentelle. En numérisant ces données, vous pourrez sécuriser vos documents, car le taux de perte est plus mince avec un système de sauvegarde efficace.
  • Les données confidentielles sont moins facilement accessibles lorsqu’elles sont numérisé
  • La durée de l’archivage s’adapte à vos besoins. De plus, l’accès des documents est permanent pour votre entreprise.
  • Un collaborateur passe environ 50% du temps à rechercher une information dans des archives traditionnelles et 15% du temps à la lire. En optant pour le numérique, chacun de vos collaborateurs pourra gagner du temps lors de la recherche et la consultation des documents archivé
  • Les coûts liés à l’impression, le classement, le stockage et la reproduction peuvent être significatifs. La numérisation des documents représenterait une réelle économie pour votre société.

La réglementation française des archives électroniques

L’archivage électronique des documents est dicté par un certain nombre de réglementations comme des « règles de loi » quand les archives peuvent «          avoir une valeur de preuve »,

Quelles sont ces réglementations ?

  • Le Code civil français a été modifié par la loi du 13 mars 2000, l’article 1316-1 accepte « l’écrit sous forme électronique comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et à condition qu’il soit conservé dans des conditions à en garantir l’intégrité ». Par ailleurs, la Cour de cassation a reconnu la valeur probante d’un document électronique en décembre 2008.
  • Chaque document numérique doit respecter la reproduction fidèle et durable de la version originale physique. Il doit être « horodaté » et présenter dans « un format non modifiable». Si toutes ces modalités sont respectées alors le remplacement d’un document physique par un électronique est possible.
  • Le code général des impôts prévoit plusieurs articles fixant « les règles relatives à l’établissement des factures, notamment sous forme électronique».
  • Dans le code de la consommation, l’article L134-2 « introduit par la loi pour la confiance dans l’économie numériqueen juin 2004 ». Un contrat conclu « par voie électronique » et « qui porte sur une somme égale ou supérieure à un montant fixé par décret » doit être conservé pendant un délai déterminé.

L’archivage électronique doit également répondre à des normes techniques et à des « règles de droit » qui protègent la vie privée pour l’organisation du « droit à l’oubli ».